• Печать

Подробности

Опубликовано: 22.10.2014

Необходимость выставлять и получать первичные документы существует у любой организации. Но при большом числе контрагентов документооборот требует значительных временных и финансовых издержек. Для их минимизации руководство ООО «ВКонтакте» в конце 2013 года приняло решение о переходе на юридически значимый электронный документооборот (ЭДО). Недавно проект перешел в стадию промышленной эксплуатации.

Как и большинству крупных компаний, ООО «ВКонтакте» необходимо ежемесячно оформлять, подписывать и пересылать тысячи документов: счета, акты, накладные, счета-фактуры и прочие. Все документы нужно систематизировать и хранить.

На момент принятия решения о переходе на ЭДО документооборот социальной сети «ВКонтакте» составлял примерно 3000 исходящих документов в месяц, или 36 000 в год. Число контрагентов из самых разных уголков России приблизилось к 1000. Отправку одного пакета документов обходилась примерно в 300 рублей, а по времени пересылка Почтой России занимала в среднем 1,5 месяца.

По предварительной оценке, внедрение ЭДО с контрагентами должно было сэкономить около 70% расходов на документооборот и окупить проект за полгода. Кроме того, в числе ожидаемых результатов было повышение прозрачности бизнес-процессов, эффективности взаимодействия с контрагентами и уровня их лояльности.

Поскольку Диадок интегрируется с любой бухгалтерской или учетной системой (1С, SAP, Oracle и другими), сотрудники «ВКонтакте» смогли работать с электронными документами непосредственно из своей учетной программы. Адаптация к специфике учетной программы «ВКонтакте» прошла успешно и быстро за счет того, что у Контур.Диадока есть разработанное решение для интеграции с системой 1С. Интеграционный модуль был доработан и настроен в соответствии с потребностями компании. После первых опытов работы в ЭДО она полностью перешла на обмен электронными документами со всеми своими контрагентами.

Большинство юридических адресов контрагентов в учетной системе «ВКонтакте» (1С: 8.2 Управление производственным предприятием редакция 1.3) хранилось не в структурированном виде, а одной произвольной строкой. Такая ситуация возникла из-за формы регистрации на сайте, в которой контрагенты компании набирали юридический адрес вручную. Постоянно править адреса вручную было невозможно, для автоматической отправки нужен структурированный вид.

Для решения этой задачи программисты СКБ Контур в течение недели разработали типовой интеграционный модуль, в котором была реализована возможность проверки правильности заполнения юридического адреса контрагента и при необходимости обновления его данными из Контур.Диадока (при условии, что у контрагента эти данные заполнены).

Решение было успешно внедрено, и за три месяца с момента перехода на ЭДО сотрудники «ВКонтакте» отправили через Контур.Диадок более 3000 электронных документов. Очевидным преимуществом при внедрении ЭДО стало существенное ускорение движения документов, особенно, в случае с географически удаленными контрагентами, снижение почтовых расходов, повышение производительности работы бухгалтерии.

Компания заняла активную позицию по отношению к своим партнерам и клиентам в вопросе перехода на ЭДО через Контур.Диадок. За первые три месяца было подключено более 500 контрагентов. Ключевыми факторами в этом процессе стало ускорение получения документов до пары минут, которые являются юридически значимыми и не требуют дублирования на бумаге, а также могут быть представлены в налоговую инспекцию, суды и другие инстанции.

• события