• Печать

Легитимность любого отчета подтверждается подписью. На бумажном документе это собственноручная подпись уполномоченного лица. Если документы передаются в электронном виде - электронная цифровая подпись (ЭЦП), оформленная в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи".

Есть несколько способов представления отчетности в электронном виде с ЭЦП, но наиболее удобный - посредством Интернета.

Переход от бумажного к электронному способу сдачи отчетов в ПФР требует определенной подготовки. Разберемся, что нужно сделать страхователю, чтобы влиться в ряды сдающих отчеты через Интернет.

Подключение к системе электронного документооборота ПФР

Для юридического оформления подключения к системе электронного документооборота ПФР необходимо заполнить заявление о подключении и подписать соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота с управлением ПФР по месту регистрации в качестве страхователя.

Заявление. Страхователь заполняет заявление в единственном экземпляре. Оно передается в региональное отделение ПФР.

Соглашение. Соглашение составляется в двух экземплярах. От имени страхователя его подписывает уполномоченное лицо, на которое оформлен сертификат ЭЦП для представления отчетности в ПФР. Страхователь передает подписанное им соглашение на подпись в управление ПФР по месту регистрации в качестве страхователя. Один экземпляр возвращается страхователю с подписью уполномоченного сотрудника управления.

Скачать шаблон заявления Скачать шаблон соглашения

Подпись в соглашении и ЭЦП. Отчетность в органы ПФР представляется по Интернету в зашифрованном виде за подписью сертификата ЭЦП, оформленного на сотрудника, имеющего право подписи отчетности в ПФР. Обычно это руководитель организации.

Если же соглашение с ведомством и заявление были заполнены от имени главного бухгалтера (уполномоченного представителя), необходимо, чтобы сертификат ЭЦП также был оформлен на этого уполномоченного сотрудника, действующего на основании доверенности. Данную доверенность обязательно нужно приложить к соглашению, указав в ней Ф.И.О. и должность уполномоченного сотрудника.

Посредник при передаче электронной отчетности в ПФР

Всем бухгалтерам хорошо знакома привычная процедура сдачи отчетов в ПФР на бумажных носителях. Такой отчет представляет напрямую каждая организация. Как правило, бухгалтер или уполномоченный представитель лично приезжает в управление ПФР и сдает документы.

При передаче отчетности по телекоммуникационным каналам связи непосредственного контакта между страхователем и ПФР нет. Законодательством предусмотрено участие посредника - компании, предоставляющей услуги по передаче электронной отчетности и имеющей соответствующую лицензию на оказание этих услуг. Для того чтобы передать отчетность по телекоммуникационным каналам связи, страхователю необходимо заключить договор с одной из таких компаний.

Внимание: реквизиты!

Подключившись к системе электронной сдачи отчетности и заключив соглашение с ПФР, необходимо указать регистрационные данные. Эту настройку нужно выполнить при первом входе в систему.

Для отчетности в ПФР значимыми являются такие данные, как регистрационный номер (номер страхователя, присвоенный ПФР при регистрации), код управления ПФР, номер и дата соглашения об обмене электронными документами, подписанного с территориальным отделением ПФР.

К заполнению реквизитов следует отнестись предельно внимательно, так как в дальнейшем эти данные будут использоваться при передаче сведений в ПФР.

Примечание. Что сначала?

Не имеет значения, в какой последовательности провести подготовительную работу: сначала подписать соглашение с УПФР или заключить договор с компанией, передающей электронную отчетность. Главное - документооборот станет возможным тогда, когда и то и другое будет подписано.

В случае если, например, в отправленном отчете будет неверно указан регистрационный номер страхователя, ПФР вправе оштрафовать организацию. Указав "чужой" регистрационный номер, организация относит отчетность на другую компанию, а не на себя (впрочем, другой компании отправленный файл тоже не пойдет в зачет, так как он подписан ЭЦП организации, которая не имеет к ней отношения). Некоторые системы проверяют правильность указанных регистрационных данных еще до момента передачи отчетов, то есть документы с неверными реквизитами не будут отправлены.

Теперь можно приступать к подготовке данных для отправки по Интернету.

Подготовка и отправка данных

Как правило, программное обеспечение позволяет как загрузить файл, заполненный в бухгалтерской программе, так и сформировать отчет непосредственно в системе. Последнее особенно актуально для отчетности в ПФР.

Постоянные изменения в законодательстве ведут к тому, что обновления бухгалтерских программ не всегда могут быть установлены так оперативно, как хотелось бы. Система же электронной отчетности, если она централизованно обновляется на сервере (это возможно при использовании веб-технологии), дает возможность бухгалтеру всегда работать с актуальными формами, справочниками и классификаторами, в том числе КЛАДР.

Не менее значимо и то, что в актуальном состоянии поддерживаются проверочные комплексы CheckXML и CheckXML-Ufa, разработанные Пенсионным фондом. Проверка отчета перед отправкой с помощью последних версий этих программ существенно повышает вероятность того, что в ПФР отчет будет принят с первого раза.

При подготовке сведений к отправке необходимо обратить внимание на один важный момент: согласно пункту 1 части 9 статьи 15 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ расчет по страховым взносам (РСВ-1 ПФР) и сведения по персонифицированному учету передаются одним отправлением. Данное правило распространяется и на новую форму сведений о суммах выплат и вознаграждений (СЗВ-6-3), которую страхователи впервые сдали за 2011 год.

Если требуется представить корректирующие индивидуальные сведения о страховых взносах и стаже, то их также нужно включить в пакет с исходными данными текущего отчетного периода (письмо ПФР от 18.05.2011 N 08-26/5320).

Ответ из ПФР

После отправки отчета необходимо дождаться из Пенсионного фонда извещения о доставке и протокола контроля.

Извещение подтверждает, что документы доставлены в ПФР. Регламентированный срок его получения составляет четыре рабочих дня.

В течение шести рабочих дней с момента получения сведений управление высылает протокол, в котором содержатся результаты проверки.

В случае если ошибок не обнаружено, то протокол имеет статус "положительный", что в свою очередь свидетельствует о принятии пакета документов ПФР.

Отрицательный протокол означает, что в документах есть ошибки, в таком случае требуется в двухнедельный срок исправить их и повторно отправить отчеты.

Для сведений персонифицированного учета этот срок составляет две недели с момента получения протокола из управления на сервер компании, которая предоставляет услуги по отправке отчетности (п. 34 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 N 987н).

Сведения персонифицированного учета и расчеты по страховым взносам представляются одним отправлением, двухнедельный срок, предоставляемый для исправления, касается всего пакета документов. Независимо от того, в каком из отчетов обнаружена ошибка, исправленные данные нужно будет выслать повторно одним пакетом.

Типичные проблемы и пути их решения

Рассмотрим, с какими проблемами сталкиваются бухгалтеры при сдаче отчетности в ПФР в электронном виде и как их решить.

Проблемы с заключенным соглашением

Из управления не приходит извещение о получении сведений или протокол. Сообщается об ошибке: "Ошибка проверки ЭЦП: ЭЦП проставлено сертификатом, на который нет заключенного соглашения".

Это означает, что работники Пенсионного фонда "не видят" заключенного соглашения с данным страхователем. Возможны две причины возникновения такой ситуации:

- страхователь не заключил соглашение;

- либо в управлении отсутствует отметка о наличии у страхователя соглашения.

Если соглашение заключено, то необходимо обратиться непосредственно в Пенсионный фонд. Инспектор должен проверить информацию о соглашении в приемном комплексе и обработать сведения. Повторно отправлять отчетность не требуется.

Проблемы с ИНН и КПП

При отправке регистрационных данных появляется сообщение: "Не удалось отправить регистрационные данные. ИНН и КПП в сертификате не совпадают с ИНН и КПП текущей организации".

В случае если у организации изменились реквизиты, например код причины постановки на налоговый учет (КПП), отправитель отчета должен убедиться, что на новые реквизиты получен новый сертификат. Также ему следует проверить, какой именно вариант указан в настройках сервиса: если прежний - исправить на новый.

Если в настройках сервиса указан верный сертификат, но ошибка повторяется, необходимо обратиться в службу технической поддержки.

Отсутствует пачка или разошлись суммы

Порой организации получают отрицательный протокол из ПФР, потому что отсутствует какой-либо файл или есть расхождение в начисленных и уплаченных суммах.

Одной из причин таких ошибок может быть несовпадение данных по остаткам прошлых периодов в индивидуальных сведениях и в расчете по начисленным и уплаченным страховым взносам по форме РСВ-1 ПФР. Для уточнения остатков можно запросить справку о состоянии расчетов по страховым взносам, пеням и штрафам на основании данных ПФР (такой сервис реализован большинством компаний, предоставляющих услуги электронной отчетности).

При получении подобных протоколов необходимо убедиться в том, что сведения заполнены правильно, проверить все платежи и комплектность пакета, корректность перенесения данных за прошлые периоды. Если это необходимо, внести исправления и отправить отчет повторно.

Если содержание протокола непонятно страхователю, ему необходимо обратиться за разъяснениями в управление Пенсионного фонда.